La obligación del fichaje digital en España supone nuevas exigencias
La nueva Ley de control horario exigirá sistemas de fichaje digitales inalterables y quizás, homologados
La obligación del fichaje digital en España supone nuevas exigencias en cuanto a tratamiento y seguridad de la información
La normativa sobre registro laboral endurece las exigencias a empresas y autónomos con empleados. Uno de los aspectos clave será la digitalización obligatoria del registro de jornada, con sistemas seguros, accesibles y que garanticen la inalterabilidad de los datos durante al menos cuatro años.
¿Qué exige la nueva Ley de control horario?
La normativa en tramitación introduce medidas que refuerzan el Real Decreto-ley 8/2019:
● Registro diario digital obligatorio para empresas con más de 50 empleados, y extensión prevista a todas las compañías en 2026.
● Inalterabilidad de los datos: los registros no podrán modificarse sin dejar rastro.
● Acceso remoto en tiempo real para la Inspección de Trabajo.
● Prohibición de fichajes en papel o Excel, al no garantizar trazabilidad.
● Prohibición de sistemas biométricos (huella, reconocimiento facial) por motivos de privacidad.
● Conservación de los datos durante 4 años.
¿Sería obligatorio tener un software de control horario homologado?
De momento, el Gobierno no se ha pronunciado al respecto, pero es muy probable teniendo en cuenta lo que ha sucedido con Verifactu y los software de facturación.
Es el régimen que establece cómo deben funcionar los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) para que las facturas emitidas sean verificables, inalterables y trazables, con control de la Agencia Tributaria (AEAT).
Está regulado por el Real Decreto 1007/2023, y disposiciones complementarias como la Orden Ministerial HAC/1177/2024 que fijan los requisitos técnicos.
El software de control horario Kronjop ha diseñado su aplicación bajo los mismos criterios que impondrá la nueva ley
Aplicaciones homologadas de control horario
Aunque no existen requisitos oficiales para la homologación si que ya hay empresas que han trabajado en este asunto.
Por ejemplo, el software de control horario Kronjop ha diseñado su aplicación bajo los mismos criterios que impondrá la nueva ley. Sus registros de jornada se almacenan de manera digital, segura e inalterable, cumpliendo con el RGPD y con posibilidad de exportación inmediata en caso de inspección.
Además, la plataforma combina:
● Geofencing controlado: fichaje válido únicamente dentro del centro de trabajo, sin rastreo fuera.
● Paneles de control que permiten detectar acumulación de horas extra antes de que se conviertan en sanción.
● Asesoramiento especializado, para que autónomos y pymes no solo registren, sino que entiendan cómo cumplir con la normativa.
La aplicación garantiza la seguridad de los datos y lo hace en cualquier dispositivo, desde ordenadores hasta teléfonos móviles, pasando por tablets o wearables.
Casos recientes en España: primeras sanciones por registros manipulados
El control horario ya no es una formalidad burocrática: en 2024, la Inspección de Trabajo impuso sanciones por un total de 2,99 millones de euros específicamente por infracciones en el registro de jornada. Esa cifra afectó a 21.649 trabajadores y 1.869 infracciones.
Además, las sanciones globales por tiempo de trabajo y horas extra ascendieron ese año a 17,2 millones de euros.
Un ejemplo concreto: en el sector de la restauración, se ha documentado un restaurante madrileño donde los empleados de cocina excedían jornadas legales (hasta 60 horas semanales) y no existía un registro adecuado. En ese caso, la multa podría llegar a 6.250 euros por no solo no registrar sino exceder los límites legales.
Las sanciones por falta de registro o errores en el mismo superaron los 20,2 millones de euros en 2024
Otro caso relevante: empresas que utilizan fichajes manuales (Excel, hojas de papel) sin control explícito han sido sancionadas por registros incompletos con errores, llegando a multas de 1.500 euros por tales deficiencias en sus registros.
Estas actuaciones reflejan que la Inspección prioriza comercios, restaurantes y pymes, sectores con menor capacidad para absorber riesgos legales. En total, las sanciones por falta de registro o errores en el mismo superaron los 20,2 millones de euros en 2024 según medios oficiales.
Adelantarse es ganar tiempo
La aprobación de la nueva ley de control horario será un punto de inflexión. En 2026, el control horario digital homologado será una realidad. Mientras tanto, Kronjop ya pone a disposición de pequeñas empresas y autónomos una solución que cumple con esas exigencias desde hoy.
En un entorno de inspecciones más estrictas y sanciones crecientes, contar con un fichaje digital inalterable no es solo cumplir con la normativa: es proteger la rentabilidad del negocio.
