Progesar adoptando lo mejor

Todo comenzó porque los directivos de una conocida empresa norteamericana, dedicada a la fabricación de fotocopiadoras, observaron que su filial asiática hacía unas máquinas tan excelentes como las suyas, pero con costes considerablemente menores. Decidieron averiguar la razón. Las relaciones entre ambas sociedades eran suficientemente buenas como para que acordaran hacer una comparación entre los modos en los que ambas empresas operaban. El resultado permitió identificar no pocas diferencias de interés y bastantes mejoras de posible adopción. Lo mejor de todo, quizás, fue que dio nacimiento a un método de realizar comparaciones e incorporar mejoras, que se denominó «benchmarking», que hoy suele emplearse, aunque con una metodología algo evolucionada.

El término «benchmarking» se tradujo al español por la palabra 'emulación'. Su práctica supone un acuerdo entre dos organizaciones, de las que una quiere mejorar, aprendiendo de lo que la otra hace. Se pacta, así, un intercambio de información, designando unos equipos para el diálogo, y siguiendo un método y unas reglas, entre las que se incluyen las relativas a ética y confidencialidad. «Benchmarking» equivale a establecer un valor o práctica de referencia, al que la organización debe tender o adoptar.

El «benchmarking» comenzó a realizarse entre empresas de un mismo grupo, entre departamentos de una misma empresa, entre empresas competidoras. En este último caso, con menos frecuencia, porque ningún competidor se deja fácilmente copiar o emular. Se puso de relieve que, procedimientos que se empleaban en un sector, podían emplearse con tanto o más éxito en otro. Surgieron un par de casos que así lo mostraban: uno, el de los códigos de barras, propuesto inicialmente por estudiantes de Administración de Empresas de la Universidad de Harvard, con el objetivo de mejorar la compra por catálogo; el otro, los pósits, trocitos de papel amarillos, con un adhesivo, que se emplean para separar páginas de documentos. Ambos son de tecnología sencilla pero ahorran muchos costes.

Las técnicas de benchmarking se mostraron adecuadas para buscar la eficiencia de muchos procesos, no ya puramente empresariales sino relativos a muchas actividades sociales, en las que se puede conseguir un importante ahorro de recursos, que pueden dedicarse a otra finalidad. El tantas veces repetido exceso de burocracia, del que muchas de las actividades de la Unión Europea son un buen ejemplo, puede, indudablemente, simplificarse si se acude a técnicas de emulación.

El camino de Europa hacia la unión se inició por acuerdos de carácter sectorial y creación de instituciones comunes que condujeran a la formación de un mercado sin barreras. De ellas, las derivadas de los aranceles a la importación resultaron las más fáciles de eliminar. Resultaron más difíciles las denominadas barreras no arancelarias, de las que puede citarse como ejemplo el caso de las normas técnicas. Bastaba que uno de los mejores licores de frutas de Europa no hubiese sido homologado por las autoridades de un país para que su venta sufriera fuertes restricciones en los demás. Bastaba que se exigiesen medidas en pulgadas para que los fabricados del continente tuvieran muchas dificultades para venderse en las Islas Británicas. Bastaba que se exigiese un determinado tipo de pintura para que una máquina no pudiese ser exportada. Cada país de la entonces Comunidad Europea tenía su propio organismo de normalización, capaz de redactar normas, que podían hacer prescripciones relativas a manufacturas tan diferentes como pueden ser los transformadores eléctricos y las batas de laboratorio. Las prescripciones podían diferir en pequeños detalles, no importantes, pero sí suficientes para crear graves distorsiones en la consecución del mercado único. La solución fue la coordinación y armonización de las actividades de los organismos nacionales de normalización y la creación de los Organismos de Normalización y Homologación Europeos, que ha contribuido a una circulación aceptable de los productos fabricados en cualquier país de la Unión, a la vez, que una mayor eficiencia en las organizaciones que los manufacturan. El Mercado Único Europeo debe mucho a esta simplificación y adopción de lo que parece lo mejor para todos.

El «benchmarking» también se ha extendido a las Administraciones Públicas y, en ellas, ha dado y puede seguir dando buenos resultados y soluciones a los problemas que crea la excesiva burocracia. Entidades como el Instituto Europeo para la Administración Pública, el Departamento de Asuntos Económicos y Sociales de las Naciones Unidas, la OCDE, más un número no pequeño de planes, disposiciones e intenciones impulsan estas posibles reformas, con la difusión de casos que pueden emplearse con carácter comparativo.

La estructura de la Administración Pública de algunos países ha llevado a una proliferación de organismos con competencia para redactar y promulgar disposiciones jurídicas. Un análisis de la CEOE, publicado recientemente, afirmaba que la suma del número de páginas del BOE y de los Boletines Oficiales de las CCAA, en España, ascendió, en 2022, a alrededor de un millón trescientas mil páginas. Alguien ha afirmado que, si se apilasen, formarían una torre tan alta como la Giralda. No parece exceso preguntarse a cuantas quedarían reducidas si se las comparase y simplificase, actividad de gran interés porque, semejante proliferación, es dañina tanto para las empresas, como para la economía, la vida social, el mercado, la competitividad, el nivel de gasto.

La filosofía y el espíritu del benchmarking orienta hacia una reducción y eliminación de lo que puede considerarse como no estrictamente necesario, anima a la aceptación de lo que otros hacen y que sea mejor, ya que de ello se derivan todo tipo de ventajas.