El plazo que fija Hacienda para conservar la declaración de la Renta

La Ley General Tributaria establece una norma general de cuatro años para conservar las declaraciones de la Renta y sus justificantes —dispone de dicho periodo para revisar cualquier error y reclamar posibles deudas—. El plazo de prescripción no empieza el día que se presenta el modelo, sino el día que finaliza la campaña voluntaria, habitualmente el 30 de junio. Por tanto, resulta vital mantener a buen recaudo las facturas y los recibos bancarios hasta que prescriba el derecho.

Sin embargo, existen situaciones especiales donde el límite se queda corto. Si el contribuyente compensa bases imponibles negativas, el fisco puede exigir los justificantes durante los diez años siguientes. Ocurre algo similar con los inmuebles.

Los expertos recomiendan guardar las escrituras de compra y las facturas de las reformas de manera indefinida. Dichos papeles resultarán imprescindibles al vender la propiedad en el futuro para calcular correctamente la ganancia patrimonial y evitar pagar impuestos de más.

Afortunadamente, la normativa actual no exige almacenar archivadores físicos. Hacienda admite perfectamente las copias en formato digital. Basta con escanear los tiques y guardar los archivos PDF en una carpeta segura o en la nube. Lo único importante radica en garantizar la legibilidad de los datos para poder aportarlos ante una inspección si los funcionarios lo requieren.

Consecuencias de no presentar los justificantes

Si la Agencia Tributaria requiere una factura y el contribuyente no la tiene, la administración impone una sanción fija de 150 euros. Dicha multa castiga la simple falta de colaboración con el procedimiento inspector.

Además, el problema principal radica en perder el derecho a la deducción aplicada. Al no poder probar el gasto ante el funcionario, la liquidación provisional eliminará el beneficio fiscal y obligará a devolver el dinero recibido indebidamente junto con los intereses de demora.

El caso particular de los autónomos

Los trabajadores por cuenta propia deben cumplir una normativa mercantil más exigente que la ley tributaria general. El Código de Comercio obliga a conservar los libros oficiales y la documentación del negocio durante seis años. Aunque Hacienda solo revise los últimos cuatro ejercicios, prevalece la regla comercial para cubrir posibles reclamaciones de terceros o demandas judiciales.

Por tal motivo, los gestores aconsejan a los profesionales mantener el archivo completo durante un periodo más extenso.