La técnica Inbox Zero permite gestionar el email y evitar agobios
Inbox Zero, la técnica para que el correo electrónico no genere estrés
Mantener la bandeja de entrada libre puede ayudar a evitar presiones personales y profesionales
La regla del Inbox Zero es una filosofía de gestión del correo electrónico que se centra en mantener la bandeja de entrada vacía o lo más cerca posible de cero. Fue popularizada por el escritor Merlin Mann en 2007.
La idea principal detrás de la regla del Inbox Zero es que una bandeja de entrada despejada promueve una mayor productividad, reduce el estrés y mejora la eficiencia en el manejo del correo electrónico.
- Procesamiento constante: en lugar de dejar que los correos electrónicos se acumulen en la bandeja de entrada, se anima a los usuarios a procesarlos de manera regular y a tomar medidas sobre ellos en el momento. Esto implica leer cada mail decidir qué hacer con él de inmediato.
- Eliminar, archivar, delegar o actuar: cuando se revisa un correo electrónico, se debe tomar una de estas acciones:
- Eliminar: si el correo electrónico no es relevante o no requiere ninguna acción, se puede eliminar.
- Archivar: si el correo electrónico es importante pero no requiere una acción inmediata, se puede archivar en una carpeta tomar una decisión en el futuro.
- Delegar: si el mail requiere la acción de otra persona, se debe delegar de inmediato.
- Actuar: si necesita una acción por parte del destinatario, se debe realizar la acción de inmediato o programarla para una fecha posterior.
- Herramientas de gestión del correo electrónico: para facilitar el proceso de mantenimiento de la técnica Inbox Zero, es útil utilizar herramientas de gestión del correo que permitan etiquetar, archivar y priorizar correos electrónicos de manera eficiente. Herramientas que pueden incluir filtros de correo electrónico, etiquetas, carpetas y aplicaciones de gestión de tareas integradas.
- Horarios específicos para revisar el correo: en lugar de verificar constantemente el correo electrónico a lo largo del día, se recomienda establecer horarios específicos para revisar y procesar los mensajes recibidos. Esto ayuda a minimizar las interrupciones y a dedicar tiempo a otras tareas.
- Mantenimiento: mantener el Inbox Zero no es un objetivo único, sino un proceso continuo. Requiere disciplina y compromiso para mantener la bandeja de entrada limpia y organizada.
Aunque la regla Inbox Zero puede no ser adecuada para todos, aquellos que la han puesto en práctica aseguran que mejora su productividad y reduce el estrés asociado con la gestión del correo electrónico, una tarea que se puede volver abrumadora.
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